Si necesitamos introducir datos en la últimas columnas que ni siquiera aparecen en pantalla y para insertarlos necesitamos ver la primera o segundas lo que la mayoría de la gente haría sería o ir para atrás y para adelante en el “scroll” horizontal continuamente, o empequeñecer las columnas o si ya se es algo más hábil, ocultar las innecesarias.

Pues algo mucho más sencillo es “congelar” las dos primeras columnas través del menú superior Ventana/Inmovilizar paneles. En la captura que pongo que es de Office 2010, la opción aparece en el menú Vista

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

·         Autofiltro.

·         Filtro avanzado.

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.

Filtro avanzado

Ordenar la base de datos

Excel puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar información de forma sencilla.

Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación. 

Hay 3 criterios:

Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.

Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio. 

Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.

Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar Si en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos. 

REFERENCIA RELATIVA. Cuando se copia la formula hacia arriba o hacia abajo cambian las filas o cuando se copia la formula hacia la derecha o izquierda cambian las columnas, es decir que a medida que se arrastra la formula se requiere que cambie la columna a fila, a esto se le llama REFERENCIA RELATIVA

REFERENCIA ABSOLUTA. En ciertos caos puede ser una desventaja copiar la formula como se explico antes, puede que se quiera tener algún dato constante y la referencia de la celda no debe cambiar. Una solución a esto podría ser que se hiciera una fórmula por cada celda, pero  no es una solución eficiente, por lo tanto se requiere a esa celda que se debe mantener constante aplicarle REFERENCIA ABSOLUTA,  Esto se hace ubicando el cursor al final de la celda que se debe mantener constante y presionar la tecla  F4, la celda queda así, $c$4

Una formula es una expresión que relaciona valores con operadores para producir un nuevo valor. Las formulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias, funciones, texto y nombres para realizar diferentes tareas.

Para introducir formulas, deberá editar la celda o bien seleccionar la celda y después  introducir datos mediante la barra de formula. Una formula siempre debe comenzar con el signo igual (=) y puede producir  diferentes resultados.  En la hoja de cálculo las celdas que contienen formulas  suelen mostrar el resultado de la formula, mientras que la formula en sí de la celda activa aparece en le barra de formulas. Los operadores utilizados al crear formulas son.

ARITMETICOS

Suma   (+)

Resta   (-)

Multiplicación  (*)

División  (/)

Microsoft Excel admite muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos a la audiencia de forma más significativa. Cuando utilice el Asistente para gráficos para crear un gráfico, o el comando Tipo de gráfico para modificar un gráfico existente, puede seleccionar con facilidad el tipo de gráfico que desee de una lista de tipos de gráficos estándar o personalizados. Cada tipo de gráfico estándar tiene varios subtipos. Para obtener una vista previa de un gráfico, seleccione cualquier subtipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Presionar para ver muestra. Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos estándar y su uso, haga clic en cualquiera de los siguientes tipos o en todos.

·         Gráficos de columnas

·         Gráficos de líneas

·         Gráficos circulares

·         Gráficos XY (Dispersión)

·         Gráficos de áreas

·         Gráficos de anillos

·         Gráficos radiales

·         Gráficos de superficie

·         Gráficos de burbujas

·         Gráficos de cotizaciones

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Los pasos para crear un gráfico son los siguientes:

1. Seleccionamos los datos que queremos graficar

2. Seleccionamos la opción Insertar

3. Elegimos gráfico de la Cinta de Opciones

4. Seleccionamos el tipo de gráfico que queremos usar.

Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera. 
Toda la información incluida en una base de datos se organiza en campos (cada elemento de información para todas las fichas -columnas-) y está constituida por registros (cada ficha que contiene los datos concretos para cada campo-filas-) 
Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo en blanco donde se introducen los datos de los distintos campos para confeccionar así el fichero.

Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de encabezados). Para ejemplo puede introducir estos datos: